Ninja Invoice ist ein prinzipiell kostenloses Programm zur Erstellung von E-Rechnungen. Der Empfang von E-Rechnungen ist für alle Unternehmen in Deutschland bereits seit dem 1. Januar 2025 Pflicht, während die Pflicht zum Ausstellen einer E-Rechnung stufenweise bis 2028 eingeführt wird.
- Privatpersonen (B2C) sind nicht betroffen. Für Endverbraucher ändert sich hinsichtlich der Rechnungserstellung also nichts.
- Kleinunternehmer nach § 19 UStG sind vom Ausstellen einer E-Rechnung befreit, müssen aber in der Lage sein, E-Rechnungen zu empfangen.
- Eine E-Rechnung ist ein Dokument in einem strukturierten, maschinenlesbaren XML-Format (wie XRechnung oder ZUGFeRD), das der EU-Norm EN 16931 entspricht. Ein herkömmliches PDF-Dokument gilt nicht als E-Rechnung.
Hinweise, Tipps zu Ninja / Invoice
E-Rechnung validieren: https://erechnungsvalidator.service-bw.de/
https://github.com/invoiceninja/invoiceninja/releases
Mindestens PHP 8.2 oder höher.
Erweiterungen: bcmath, gd, mbstring, openssl, xml, curl, zip, gmp, mysqli, intl
Die PHP-Funktionen proc_open und exec sollten nicht geblockt sein.
0. Prüfen, ob der Hoster bereits eine Installation bzw. Installationstool (Softaculous) hat und die Installation dort ausführen.
1. Gedownloadete Datei entpacken und per FTP in ein geeignetes Verzeichnis hochladen.
2. Verzeichnisrechte 755 für Ordner und 644 für Dateien setzen.
3. Datenbank anlegen und Zugangsdaten notieren.
4. gewünschte DomainDomain Letzter Teil einer Server-Adresse (nach dem letzten Punkt). Die Domains stehen sowohl für Ländernamen, zB „de“ für Deutschland, für bestimmte Bereiche wie „com“ für commercial, „org“ für Organisation, „net“ für Network, „gov“ für govermment, „edu“ für education mit Ninja-Invoice-Ordner verbinden.
5. Zur finalen Installation Domain im Browser aufrufen.
Für automatische Updates von Ninja Invoice ist es erforderlich, einen entsprechenden Cronjob (meist im Kundenbereich des Providers möglich) einzurichten.
Ein Cronjob sorgt bei Invoice Ninja außerdem dafür, dass wiederkehrende Rechnungen pünktlich erzeugt, Zahlungserinnerungen verschickt und Berichte aktualisiert werden.
Was muss man beachten, wenn man nach § 19 UStG von der Umsatzsteuer befreit ist?
Zunächst einmal entfällt die Pflicht zur Erstellung der E-Rechnung. Möchte man dennoch E-Rechnungen erstellen, muss man bei jedem Kunden im Feld “Steuerbefreit (E: Exempt)” einstellen (s. Grafik).
